Sistem Dan Mekanisme
Manajemen Organisasi
BANG OEMAR
Manusia di satu pihak, dalam perjalanan hidupnya selalu akan bersinggungan—baik secara langsung atau tidak—dengan yang bernama organisasi dalam berbagai ragamnya, seperti organisasi kemasyarakatan, politik, pendidikan, olahraga, kelompok musik, militer, perusahaan atau pemerintahan.
Organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordianasikan secara sadar, dengan sebuah batasan relatif dan diidentifikasi yang bekerja atas dasar terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. Organisasi ada untuk mencapai sesuatu. “Sesuatu” ini adalah tujuan, dan tujuan tersebut biasanya tidak dapat dicapai oleh individu yang bekerja sendiri, tetapi hal tersebut sangat mungkin untuk dicapai melalui usaha kelompok.
Memahami istilah “manajemen” adalah sesuatu yang niscaya dalam perspektif keorganisasian. Manajemen sangat dibutuhkan oleh sebuah organisasi, karena tanpa manajemen semua akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Manajemen mencakupi semua kegiatan yang diorganisir dan di semua organisasi. Manajemen tidak hanya terfokus pada kegiatan bisnis semata, tetapi dibutuhkan dimana saja orang-orang bekerja bersama (organisasi) untuk mencapai tujuan bersama pula.
Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen dalam organisasi, yaitu,
1) untuk mencapai tujuan, manajemen dibutuhkan untuk menapai tujuan organisasi,
2) untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi , dan
3) untuk mencapai efisiensi dan efektifitas, yaitu upaya pencapaian tujuan dengan metode yang benar dan hasil yang baik.
Pendefinisian tentang manajemen masih terjadi ikhtilaf. Mery Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai “seni” dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Pendefinisian ini mengandung arti bahwa para manajer (pimpinan atau seorang organisatoris) mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang diperlukan atau dengan kata lain seorang manajer tidak melakukan tugas itu sendiri. Demikian ini lebih terfokus pada kemampuan dan keterampilan individualistik.
Stoner mendefiniskan manajemen sebagai “proses” perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya (potensi) organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan (stated goald).
Sebagaimana pendefinisian yang dijabarkan oleh Stoner, maka langkah-langkah yang hendaknya ditempuh dalam organisasi adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan berarti para manajer memikirkan kegiatan-kegiatan mereka sebelum dilaksanakan. Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Disamping itu dengan adanya perencanaan memungkinkan untuk, a) organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya-sumber daya (potensi) yang diperlukan untuk mencapai tujuan, b) para person organisasi dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi dengan terarah dan konsisten akan berbagai tujuan dan prosedur terpilih, dan c) kemajuan dapat terus dimonitor (dipantau) dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian berarti langkah dalam mengkoordinasikan potensi organisasi, personal atau material. Langkah ini berupa pembuatan rancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan program secara sukses. Oleh karenanya, seorang manajer harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan—dan kemudian memimpin—tipe organisasi yang sesuai dengan tujuan, rencana, dan program yang tealah diplanningkan.
3. Penyusunan Personalia (Staffing)
Beberapa literatur manajemen memasukkan fungsi atau langkah staffing sebagai bagian dari fungsi organizinig. Ada pula yang menempatkan staffing sebagai bagian dari kepemimpinan (leadership). Staffinig adalah proses penarikan (recruitment), latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi dan posisi kepada anggota dengan memandang potensi personalia sesuai standarisasi yang diciptakan dilingkungan itu sendiri.
4. Pengarahan (Leading)
Sesudah rencana dibuat, organisasi dibentuk dan disusun personalianya, langkah berikutnya adalah menuagaskan anggota untuk bergerak menuju tujuan yang telah ditentukan. Secara sederhana, pengarahan berfungsi untuk membuat atau mendapatkan para anggota melakukan apa yang diinginkan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan otoritas seorang manajer serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi, dan disiplin. Dengan kata lain pengaraahan berarti bahwa para manajer mengarahkan, memimpin dan mempengaruhi para anggotanya, dimana seorang manajer tidak hanya memberikan perintah, tetapi menciptakan iklim yang dapat membantu paraa anggota melakukan pekerjaan secara baik. Fungsi leading sering disebut dengan berbagai nama, antara lain, leading, directing, motivating, actuating, dan lain-lain.
5. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan atau controlling atau yang diistilahkan dengan pengendalian adalah penemuan dan penerapan cara dan fasilitas atau alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat bermuatan posistif atau negativ. Positif mencoba mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif. Controlling negative adalah mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan dibutuhkan tidak akan terjadi.
Dengan memahami sistematika manajemen organisasi sebagaimana tersebut, maka perbincangan selanjutnya yang tidak dapat dipisahkan adalah eksistensi seorang manajer atau pimpinan. Dengan demikian seorang manajer adalah perencana, pengorganisir, pemimpin (atau pengarah) dan pengawas. Seorang manajer dalam kenyataannya mengambil peranan yang lebih luas untuk menggerakkan organisasi menuju sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut beberapa konsep manajemen seorang manajer, antara lain:
1) bekerja dengan dan melalui orang lain,
2) memadukan dan menyeimbangkan tujuan yang bertentangan dengan mengedepankan skala prioritas,
3) bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan,
4) berpikir secara analistis dan konseptual,
5) sebagai mediator,
6) seorang politisi yang dituntut untuk mampu mengkampanyekan program-programnya,
7) sebagai seorang diplomat yang dapat menempatkan dirinya sebagai representasi dari anggotanya, dan
8) mampu mengambil keputusan-keputusan sulit.
Jadi, yang terpenting dalam manajemen sebuah organisasi adalah adanya kesepahaman diantara komponen organisasi itu sendiri. Kesepahaman dimaksud adalah mengenai peran, posisi, situasi, dan kondisi antar pelaku organisasi. Jika tidak maka sangat sulit sekali program-program yang sudah direncanakan akan ter-realiasasi dengan optimal, sebab masih ada kesenjangan dan ketidak harmonisan didalam institusi organisasi. Atau, yang lebih ironis lagi adalah ancaman akan vakum—atau bisa jadi bubar—nya organisasi.
Al quwwah fil jamaah !
